Personvern – Behandling av personopplysninger i Hydroscand Norge

Formålet med denne personvernerklæringen er å gi deg informasjon om hvordan vi bruker, samler inn og deler personopplysningene dine. Retningslinjene beskriver hvilke personopplysninger vi samler inn, for hvilket formål vi samler inn data, hvordan du kan kontrollere personopplysningene dine og hvordan du kommer i kontakt med oss.

Våre ansatte er forpliktet til å overholde denne personvernerklæringen, samt overholde gjeldende lokale databeskyttelseslover.

BEHANDLINGSANSVARLIG

Hydroscand AS (org. Nr 915 322 506) Jeksleveien 100, 2016 Frogner, er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i Hydroscand AS.

HVILKE PERSONOPPLYSNINGER SAMLER VI INN OM DEG SOM KUNDE OG HVORFOR?

I denne delen beskriver vi for hvilke formål vi behandler personopplysninger, hvilke personopplysninger som behandles og på hvilket lovlig grunnlag behandlingen er gjort.

Håndtere ordrer/innkjøp

Personopplysninger behandles for å:

·        Levere bestilte produkter eller tjenester (inkludert melding om levering eller kontakter angående leveransen)

·        Aktiver ID-kontroller

·        Håndtere betalinger

·        Håndtere returer, gjenvinninger og garanti

Personopplysninger behandlet:

·        Navn

·        Kontaktinformasjon (f.eks. adresse, e-post, telefonnummer)

·        Betalingsinformasjon (f.eks. transaksjonsreferanse)

·        Firma-/mva-nummer, personlig ID-nummer

·        Betalingshistorikk

·        Bestillingsinformasjon

 

Lovlig grunnlag:
Oppfyllelse av en avtale når vi har en avtale med deg som individ. Legitim interesse -  Certain-behandling skjer også basert på en legitim interesse for å utføre vår kontrakt med arbeidsgiveren din, det vil si  Hydroscandskunde, leverandør eller partner. Ved å gjøre dette vurderer og veier vi din interesse for integritet i forhold til vår interesse og formål (som nevnt ovenfor) for å utføre databehandlingen. Deretter balanserer vi disse interessene og vurderer både positive og negative effekter og konkluderer med at vår interesse er berettiget.

 

Deling av personopplysninger:
Vi deler bare dataene med leverandører som er nødvendige for utførelsen av behandlingen, og innenfor rammen av formålene som er angitt ovenfor. For eksempel:

·        IT-tjenester (bedrifter som håndterer nødvendig drift, teknisk støtte og vedlikehold av våre IT-løsninger osv.).

·        Transportselskaper (logistikkselskaper, speditører).

Oppbevaringsperiode:
Vi lagrer dataene dine bare så lenge det er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre kontraktsforpliktelser og legitime interesser, som vi anser det berettiget, med tanke på hva som er nevnt ovenfor om juridiske grunner og formål; vanligvis i løpet av den tiden kunde- eller leverandørforholdet varer og for kundebehandlingsformål, det betyr at vi sletter eller anonymiserer dataene dine senest på slutten av kalenderåret to år etter din siste transaksjon med oss.

Håndter og administrer nettbutikkkontoen din

Personopplysninger behandles for å:

Gi tilgang til pålogging
Hold dataene riktige og oppdaterte
Aktiver sporing av betalingshistorikk
Personopplysninger behandlet:

Navn
Kontaktinformasjon (f.eks. adresse, e-post, telefonnummer)
Brukernavn (e-post)
Kjøpshistorikk
Ordrehistorikk
Kundenummer

Lovlig grunnlag:
Legitim interesse. Behandlingen er nødvendig for vår felles interesse av å håndtere og administrere brukerkontoen din.

Deling av personopplysninger:
Vi deler bare dataene med leverandører som er nødvendige for utførelsen av behandlingen, og innenfor rammen av formålene som er angitt ovenfor. For eksempel:

·        IT-tjenester (bedrifter som håndterer nødvendig drift, teknisk støtte og vedlikehold av våre IT-løsninger).

Oppbevaringsperiode:  
Vi lagrer dataene dine bare så lenge det er nødvendig for at vi skal kunne administrere nettkontoen din riktig, med tanke på hva som er nevnt ovenfor om juridiske grunner og formål; vanligvis i løpet av den tiden nettbutikkkontoen opprettholdes av deg, noe som betyr at vi sletter eller anonymiserer dataene dine senest på slutten av kalenderåret to år etter din siste transaksjon med oss.  

Håndtere kundeservicesaker

Personopplysninger behandles for å:

• Kommuniser med kunder og svare på forespørsel som kommer til kundeservice via digitale kanaler eller telefon
• Håndtere spørsmål, sortere ut problemer og støttesaker

Personopplysninger behandlet:

• Navn
• Kontaktinformasjon (f.eks. adresse, e-post, telefonnummer)
• Korrespondanse

Data om tid for transaksjonen, stedet for transaksjonen, produktklager osv.

Lovlig grunnlag:
Legitim interesse. Behandlingen er nødvendig for vår felles interesse for å håndtere kundeservicesaker.

Deling av personopplysninger:
Vi deler bare dataene med leverandører som er nødvendige for utførelsen av behandlingen, og innenfor rammen av formålene som er angitt ovenfor. For eksempel:

• IT-selskaper som gir oss våre løsninger for kundeservice (selskaper som håndterer nødvendig drift, teknisk støtte og vedlikehold av våre IT-løsninger).
• Transportselskaper (logistikkselskaper, speditører).

Oppbevaringsperiode:
Vi lagrer dataene dine bare så lenge det er nødvendig for at vi skal kunne gi deg kundebehandling, som vi anser det berettiget, med tanke på hva som er nevnt ovenfor om juridiske grunner og formål; vanligvis i løpet av den tiden kundeservicesaken blir håndtert. Vi lagrer denne informasjonen sammen med kjøpsinformasjonen som beskrevet under avsnittene ovenfor og sletter den deretter.

Håndtere bestilling av trykt materiell

Personopplysninger behandles for å:

• Gi bestilte trykt materiell, for eksempel produkthefte eller brosjyre

Personopplysninger behandlet:

• E-postadresse
• Telefonnummer
• Navn
• Adresse
• Butikk

Lovlig grunnlag:
Legitim interesse. Behandlingen er nødvendig for å levere det bestilte materialet ditt.

Deling av personopplysninger:
Vi deler bare dataene med leverandører som er nødvendige for utførelsen av behandlingen, og innenfor rammen av formålene som er angitt ovenfor. For eksempel:

• IT-tjenester (bedrifter som håndterer nødvendig drift, teknisk støtte og vedlikehold av våre IT-løsninger).
• Transportselskaper (logistikkselskaper, speditører).

Oppbevaringsperiode:
Vi lagrer dataene dine bare så lenge det er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre kontraktsforpliktelser, og som vi anser det berettiget, med tanke på hva som er nevnt ovenfor om juridiske grunner og formål; vanligvis i løpet av den tiden bestillingen blir håndtert,  noe som betyr at vi sletter eller anonymiserer dataene dine senest på slutten av kalenderåret to år etter din siste transaksjon med oss.

Behandle jobbsøknader

Personopplysninger behandles:

• For rekrutteringsformål alternativt for spontane søknader

Personopplysninger behandlet:

• E-postadresse
• Telefonnummer
• Adresse
• Informasjon i vedlagte dokumenter

Lovlig grunnlag:
Legitim interesse. Behandlingen er nødvendig for å kunne håndtere jobbsøknaden din.

Deling av personopplysninger:
Vi deler bare dataene med leverandører som er nødvendige for utførelsen av behandlingen, og innenfor rammen av formålene som er angitt ovenfor. For eksempel:

• Markedsføringsbyråer, som hjelper oss med å gi informasjon til publikum når vi har  en åpen stilling i selskapet vårt.
• IT-tjenester eller rekrutteringsselskaper som hjelper oss med å håndtere eller rekruttere ansatte i vår virksomhet, for eksempel Teamtailor.

Oppbevaringsperiode:  
Vi lagrer bare  dataene dine så lenge vi anser dem som berettiget, med tanke på det ovennevnte juridiske grunnlaget og formålet, i dette tilfellet 12 måneder fra søknadstidspunktet (med mindre du ber om noe annet, som vi naturligvis respekterer). Hvis du blir ansatt hos oss, vil informasjonen i søknaden din bli lagret og behandlet i samsvar med det som er angitt i vår personvernerklæring for behandling av ansattes personopplysninger, som bare blir gitt til våre ansatte.

Håndtere kontakter etter hendelser som messer osv.

Personopplysninger behandles for å:

• Kunne kontakte kunder etter arrangementer angående henvendelser

Personopplysninger behandlet:

• E-postadresse
• Telefonnummer

Lovlig grunnlag:
Legitim interesse. Behandlingen er nødvendig for å imøtekomme dine forespørsler.

Deling av personopplysninger:
Vi deler bare dataene med leverandører som er nødvendige for utførelsen av behandlingen, og innenfor rammen av formålene som er angitt ovenfor. For eksempel:

• Leverandører som eventbyråer og lignende.
• Andre IT-tjenester (selskaper som håndterer den nødvendige driften med hensyn til de ulike hendelsene).

Oppbevaringsperiode:
Vi lagrer dataene dine bare så lenge det er nødvendig for at vi skal  kunne oppfylle vår legitime interesse. Typisk, i løpet av en periode på to år etter hendelsen. Hvis vår kontakt etter en potensiell hendelse eller lignende forårsaker ytterligere relasjoner, kjøpsrelaterte handlinger eller på annen måte, henviser vi deg til andre behandlingsaktiviteter i denne personvernerklæringen, og oppbevaringsperiodene som er angitt der.  

Abonnement på nyhetsbrev

Personopplysninger behandles for å:

• Kunne sende ut nyhetsbrev
• Analyser data for å lage relevante tilbud til deg

Personopplysninger behandlet:

• E-postadresse
• Navn

Lovlig grunnlag:
Samtykke. Ved å legge igjen e-postadressen din i det angitte feltet og aktivt klikke på knappen "Abonnere" anses du å ha gitt ditt samtykke.

Deling av personopplysninger:
Vi deler dataene kun med leverandører som er nødvendige for gjennomføringen av behandlingen for å administrere nyhetsbrevene. For eksempel:

• IT-tjenester (bedrifter som håndterer nødvendig drift, teknisk støtte og vedlikehold av våre IT-løsninger).

Oppbevaringsperiode:
Vi bruker data fra dine andre interaksjoner med oss som beskrevet ovenfor, og lagrer ikke slike data for dette formålet lenger enn det som er beskrevet ovenfor.

For å oppfylle juridiske krav

Personopplysninger behandles for å:

• Kunne oppfylle juridiske krav etter krav i lover, dommer eller myndighetsbeslutninger, for eksempel regnskapsloven.

 

Personopplysninger behandlet:

• Navn
• Kontaktinformasjon (f.eks. adresse, e-post, telefonnummer)
• Korrespondanse
• Brukernavn for nettkontoen
• Organisasjons-, mva-nummer eller personnummer
• Brukernavn for nettkonto
• Betalingsinformasjon
• Ordre- og betalingshistorikk

Lovlig grunnlag:
Juridisk krav.

Deling av personopplysninger:
Vi deler bare dataene med leverandører som er nødvendige for å utføre behandlingen for å oppfylle våre juridiske krav. For eksempel:

• Myndigheter som politi eller skattemyndighet, eller lignende.
• IT-tjenester (bedrifter som håndterer nødvendig drift, teknisk støtte og vedlikehold av våre IT-løsninger).

Oppbevaringsperiode:
Vi lagrer dataene dine bare så lenge det er nødvendig for at vi skal  kunne oppfylle juridiske krav, for eksempel i løpet av 7 år etter krav i regnskapsloven.

DELING AV PERSONOPPLYSNINGER:

Når Hydroscand deler personopplysningene dine med de ovennevnte mottakerne, behandler partnerne våre noen ganger personopplysningene som behandlingsansvarlige i samsvar med sine egne retningslinjer for personvern og håndterer instruksjoner, og noen ganger som behandlere, på vegne av oss.

Hydroscands mål er å behandle personopplysninger innen EU/EØS og samarbeide med partnere og leverandører som behandler personopplysninger innen EU/EØS. Hvis dette ikke er mulig, kan behandlingen av personopplysninger bare skje i land som har et passende beskyttelsesnivå i samsvar med beslutninger fra EU-kommisjonen eller ved å bruke passende beskyttelsestiltak, for eksempel standardklausuler i avtalen eller bindende interne forskrifter. Uansett hvilket land personopplysningene behandles i, vil Hydroscand ta rimelige tekniske, juridiske og organisatoriske tiltak for å sikre at beskyttelsesnivået er det samme som i EU/EØS.

DINE RETTIGHETER:

I henhold til EUs generelle databeskyttelses forordning har du som enkeltperson følgende rettigheter i forhold til personopplysningene vi behandler om deg.

Rett til utdrag
Du har rett til å kreve tilgang til dine personopplysninger og motta informasjon om hvordan de behandles.

Utbedring, sletting og begrensning
Du har rett til å korrigere de av personopplysningene du anser som feil. I visse tilfeller har du rett til å få dine personopplysninger slettet. Dette gjelder ikke hvis personopplysningene dine fortsatt er nødvendige, for eksempel på grunn av juridiske krav eller hvis behandlingen kan være basert på andre juridiske grunnlag. Du har rett til å be om at behandlingen av personopplysninger begrenses til kortere tid når vi undersøker potensielle feil.

Trekk tilbake samtykke
Hvis du har samtykket til en bestemt type behandling, har du rett til å trekke tilbake samtykket ditt.

Innvendinger mot legitim interesse
Når behandlingen er basert på legitim interesse, har du rett til når som helst å protestere mot slik behandling.

Innvendinger mot direkte markedsføring
Du kan når som helst motsette deg behandling av dine personopplysninger for direkte markedsføringsformål. Ved slik innvending skal personopplysningene ikke behandles for slikt formål lenger.

Dataportabilitet
Du har rett til dataportabilitet, noe som betyr at du under visse omstendigheter kan ha rett til å motta slike personopplysninger som du har gitt oss, med det formål å overføre slike personopplysninger til en annen behandlingsansvarlig.

Klage
Du har også rett til å sende inn en klage til Datatilsynet hvis du mener at vår behandling av dine personopplysninger ikke oppfyller kravene i EUs databeskyttelsesforordning. 

INFORMASJONSKAPSLER

Vi bruker informasjonskapsler på våre nettsider. Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres på enheten din via nettleseren din. Slike data brukes til å tilpasse innholdet og funksjonene til våre tjenester og bidra til en bedre brukeropplevelse. Hvis du vil ha informasjon om hvordan vi bruker informasjonskapsler, kan du lese våre retningslinjer for informasjonskapsler  her.

KONTAKTINFORMASJON

For ytterligere informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger, eller hvis du har spørsmål, er du velkommen til å kontakte oss:

Hydroscand AS
Jeksleveien 100, 2016 Frogner
Epostadress: gdpr@hydroscand.no
Telefon: 22 91 89 00